As impressões de documentos são partes essenciais do trabalho de profissionais autônomos em home office ou de profissionais em empresas de pequeno ou médio porte. Mas as impressões não devem ser feitas sem controles financeiros, ou seja, é preciso esquematizar todos os valores e necessidades a fim de evitar prejuízos com o custo de impressão.
A grande questão acerca dos cálculos de custo de impressão está relacionada a quão precisa tal informação será. Isso porque o processo de impressão, como um todo, envolve muitos elementos (que também estarão listados abaixo). Entretanto, o mais comum é ter como base os números relacionados às peças consumíveis, às folhas de papel e ao toner ou tinta.
Como calcular o custo de impressão
A conta, em si, é fácil. A parte mais difícil é conseguir trabalhar com os números corretos ou, pelo menos, mais próximos do real.
O modo mais simples é trabalhar com a relação quantidade e valor. Um exemplo simples é obter o custo da impressão com base no valor do cartucho adquirido dividido pela quantidade total de folhas impressão por aquela impressora.
Custo da tinta de impressora
Exemplo prático: os cartuchos de impressora jato de tinta, ou até mesmo toner, custaram R$100. Esta mesma impressora foi capaz de imprimir 2 mil páginas com este volume de tintas. Para isso, a conta se torna: 100/2 mil = 0,05. Com isso, você já sabe que aquela impressora oferece um custo de R$ 0,05 de tinta por folha.
Custo de folha por impressão
O cálculo do custo com as folhas é bastante parecido, porém, ele geralmente é delimitado de acordo com um período de uso. Para chegar ao número exato, é preciso levar em conta a quantidade total de acordo com este período. O parâmetro mais utilizado é com base na quantidade mensal. Então, você deve obter o número de folhas impressas durante este período, que dividirá o valor do custo dessas folhas.
Um exemplo: se durante um mês foram impressas 3 mil folhas, é necessário saber qual foi o custo desta quantidade de folhas para que seja feito o cálculo. Se cada uma mil folhas custaram R$15, então teremos a multiplicação deste número para chegar ao primeiro valor do cálculo.
Quantidade de folhas impressas no mês: 3 mil
Preço das folhas: R$ 45 (1 mil folhas custam R$ 15);
Cálculo do custo: 45/3 mil = 0,015.
Outros elementos que podem ser contabilizados no cálculo de custo de impressão
Esse, no entanto, é um cálculo muito simples, sendo apenas o “start” para começar a controlar o custo de impressão. Essa conta funciona para os donos de empresas pequenas ou também quem realiza home office.
Quando o assunto é calcular o custo real de todo o processo de impressão, muitos outros elementos entram em questão, principalmente para as grandes empresas. Entre alguns desses itens estão:
Contabilize todas as etapas do processo
Tudo aquilo que envolve a atividade de impressão precisa ser muito bem contabilizado. Pense no seu dia a dia e em todas as etapas do processo de impressão e coloque absolutamente todas as demandas financeiras do custo de impressão.
Materiais consumíveis
Os materiais de consumo para a impressão são: papel, toner, tinta e demais equipamentos específicos para impressão. Coloque as informações a respeito da quantidade de cada material necessária semana ou mensalmente e, também, os valores. Confira a lista mais de uma vez, pois é comum as pessoas acabarem esquecendo de colocar algum item. Se não tiver absolutamente tudo contabilizado, a conta pode não dar certo.
Custo de logística
Como é feito o transporte dos cartuchos e toners da sua casa para fabricante? Ou da sua empresa para fabricantes? É preciso contabilizar também os gastos em relação a serviços de entregas ou de combustível (caso você ou algum funcionário leve os equipamentos para recarregar).
Depreciação dos equipamentos
Pode acontecer das impressoras ou dos acessórios desses equipamentos sofrerem depreciações. Caso o dano não seja muito claro, é possível observar as alterações com base na análise da qualidade de impressões. Se os documentos começarem a apresentar muitos defeitos de tinta pode ser que a impressora precise de reparos. Os custos com esses consertos também precisam ser levados em conta.
Custo de Estoque
O indicado é que você tenha sempre um estoque, principalmente, de cartuchos e/ou de toners. Essa indicação vale mais ainda para empresas de grande porte, uma vez que o ambiente profissional, muitas vezes, conta com vários modelos de impressoras. Estocar equipamentos garante que as impressões não sejam. Mas o custo do estoque em termos de espaço físico pode ser um detalhe importante para quem trabalha com grandes quantidades.
Atualização do parque de impressoras
Um dos fatores fundamentais para impressões de qualidade é ter impressoras novas e eficientes. Para isso, é preciso fazer atualizações do parque de impressoras em empresas de pequeno ou médio porte. Uma ou mais vezes por ano, cheque o funcionamento de cada equipamento, ao notar que algum está muito velho, realize imediatamente a troca. Cada atualização precisa ser contabilizada na caderneta de custo de impressão.
Consumo de energia
Este ponto é muito importante, uma vez que as impressoras acabam alterando significativamente os valores do consumo de energia. Anote todos os custos de impressão do consumo elétrico. Uma dica bem bacana é procurar trocar os aparelhos menores por modelos maiores e mais rápidos, uma vez que esse segundo tipo reduz bastante os valores do consumo de energia.
