Muitos sabem, nem todos praticam: as boas práticas e mudanças de hábito ao imprimir documentos podem reduzir e muito o custo de impressão em empresas de todos os tamanhos.
Mas para dar certo, a ideia deve ser incorporada entre todos os colaboradores da empresa, confira:
6 Dicas para economizar na impressão
1 – Impressão frente e verso
Para começar, adote a impressão frente e verso como padrão a todas as máquinas. Segundo pesquisas, o uso deste método de impressão pode reduzir em até 30% o consumo de papel.
2 – Modo econômico
Uma função que praticamente todas as impressoras possuem e nem todos a colocam para funcionar, é ativar o modo econômico. Esse modo inteligente do aparelho é a mais fácil de ser colocada em prática. Desta forma, é possível economizar tinta.
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3 – Utilização contínua
E como se trata de um maquinário, assim como um motor de carro, para manter o funcionamento constante das impressoras é necessário ativá-las periodicamente. Ao manter-se inativa, a impressora deixa de lubrificar seus componentes e a tinta pode ressecar em seus compartimentos.
Cartucho de tinta para economizar na impressão
4 – Cartuchos de impressão
E por falar em tinta, procure sempre utilizar os suprimentos de qualidade, de acordo com o seu tipo de impressora. Muitas empresas acabam por contratar empresas prestadoras de serviços para tomar conta da recarga e manutenção de suas máquinas. Dependendo do tipo de contrato, vale a pena analisar o custo dos insumos para decidir o que será internalizado ou mantido como prestação de serviço. O controle do tipo e da qualidade de insumos pode ser uma maneira de avaliar a própria terceirização (a qualidade ou a necessidade dele).
5 – Escolha de equipamento
Além dessas práticas, é importante saber qual tipo de equipamento está adequado ao seu perfil de necessidade. Dependendo da escala de impressão, vale a pena manter qual tipo de impressora? Esta análise deve ser feita diretamente pela empresa ou por uma prestadora de serviço especializada em impressão (outsourcing). Tal opção faz com que todo o parque de impressão seja monitorado e analisado por uma empresa terceira.
Uma das principais mudanças a ser feitas é a troca de uma impressora por uma multifuncional que possui diferentes tipos de serviços em apenas um maquinário. Ao se utilizar máquinas diversas para cada tipo de serviço, aumenta-se o número de equipamentos, assim como a possibilidade de novas configurações (além de pontos, tomadas, etc.), além de economizar em espaço físico.
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6 – Softwares para Gestão de Impressão
Soluções na área dos programas também estão disponíveis no mercado. Software com a função de gerenciar e economizar na impressão, direcionado pela economia, podem ser encontrados para, por exemplo, antes da realização da impressão, o programa mostrar o resultado e o “custo” gerado pela utilização dos insumos.